Vad tar den här handledningen upp?

Efter valet och inför den nya mandatperioden utser kommunfullmäktige nya ledamöter till nämnder och styrelser. För många kommer det att vara det första kommunala förtroendeuppdraget och det är helt naturligt att man kan känna sig osäker, inte minst när det gäller alla praktiska detaljer. Den här informationen är praktiskt inriktad och försöker ge svar på små och stora frågor som kan finnas om nämndarbetet, men den tar inte upp de rent politiska aspekterna eller mer övergripande frågor om Vänsterpartiets kommunalpolitiska arbete.

Vilka sitter i en nämnd?

Nämnden består av (ordinarie) ledamöter och ersättare. Tre av nämndens ledamöter har av fullmäktige utsetts till presidiet: ordförande, förste vice ordförande och andre vice ordförande. I Botkyrka tillhör ordföranden och förste vice ordföranden majoriteten, medan oppositionen utser andre vice ordförande.

Hur stora är nämnderna?

Kommunstyrelsen, utbildningsnämnden och socialnämnden består av 13 ordinarie ledamöter och 13 ersättare. Valnämnden består av 7 ordinarie ledamöter och 7 ersättare. Övriga nämnder består av 11 ordinarie ledamöter och 11 ersättare. Förutom nämnderna finns kommunstyrelseberedningar, bolagsstyrelser, dialogfora och andra organ med olika antal ledamöter.

Var träffas nämnderna?

De flesta nämndsammanträden genomförs i något av sammanträdesrummen på plan 2 i kommunalhuset i Tumba, men det kan förekomma andra platser, t.ex. på Xenter (intill Tumba gymnasium) eller på någon verksamhetsenhet i kommunen. Kolla kallelsen noga!

När träffas nämnderna?

De flesta nämnder träffas 10 gånger per år, oftast kl 19.00 på måndagar, tisdagar eller torsdagar. Alla mötesdatum är bestämda i förväg. Mötena kan vara allt mellan en halvtimme till tre timmar långa. Kaffe och smörgås serveras innan mötet.

Hur brukar man sitta på mötena?

Det finns inga strikta regler men i oftast sitter ordföranden (tillsammans med nämndsekreteraren och förvaltningschefen) på ena kortsidan. På den ena långsidan sitter majoritetens företrädare och på den andra oppositionens. Förste och andre vice ordförande sitter närmast ordföranden. Partierna sitter ofta i storleksordning (ordinarie och ersättare från samma parti tillsammans). Föredragande tjänstemän sitter längst ner.

Vad är skillnaden mellan ordinarie ledamöter och ersättare?

Bara ordinarie ledamöter och tjänstgörande ersättare (dvs. ersättare som går in i stället för en frånvarande ledamot) kan yrka och rösta (och kan därmed reservera sig). Ersättarna får däremot delta i diskussionerna på samma sätt som de ordinarie ledamöterna. Som ersättare kan du inte reservera sig (eftersom du inte deltagit i beslutsfattandet), men kan lägga ett särskilt yttrande till protokollet.

Hur går ersättarna in som tjänstgörande?

I början av mötet genomför nämndsekreteraren ett upprop. Svara tydligt ”ja” när ditt namn läses upp. Därefter noterar sekreteraren vilka ordinarie ledamöter som är frånvarande och meddelar vilka ersättare som blir tjänstgörande i deras ställe. I första hand går en ersättare från samma parti in. Finns ingen sådan närvarande hämtas ersättare från andra partier i en bestämd ordning som respektive parti bestämt. Vänsterpartiets inträdesordning ser ut så här:

(V), (S), (MP), (KD), (FP), (C), (M). Finns det inte ersättare från dessa partier på plats så blir platsen vakant, även om det skulle finnas ersättare från (TuP) eller (SD). Om du ersätter en ledamot från ett annat parti så företräder du naturligtvis fortfarande bara Vänsterpartiet.

Kan man sitta i flera nämnder

Så länge inte mötestiderna kolliderar så finns det inga praktiska eller formella hinder, men vi försöker sprida uppdragen så mycket som möjligt.

Kan man sitta i en nämnd om man är anställd i nämndens förvaltning?

Det finns inga lagliga hinder mot det, men alla partier brukar undvika det, eftersom ledamoten så att säga blir sin egen arbetsgivare (överordnad förvaltningschefen som nämndledamot och underordnad samma person som anställd). Även om man själv kan hålla isär rollerna, så kan det ifrågasättas av andra.

Hur får man handlingarna till mötet?

Numera får alla ledamöter en läsplatta (IPad) och handlingarna distribueras till den via nätet. Handlingarna hamnar i en mapp för respektive sammanträde i programmet Pdf Expert. Du kan göra anteckningar, färgmarkera m.m. i handlingarna. Du kan också läsa handlingarna från din dator. Nya ledamöter kommer att få en utbildning i att använda ”paddan”.

Vad är ett ärende?

Det är en fråga som beslutas av ett politiskt organ eller någon annan myndighet. Nämndens sammanträde består av beslut i ett antal ärenden som har var sin punkt i föredragningslistan (dagordningen) och som sedan får var sin paragraf i nämndprotokollet. Handlingarna i ett ärende består i regel av ett ordförandeförslag (första sidan) med ett förslag till beslut och en kort sammanfattning samt en tjänsteskrivelse, med en utförligare bakgrund till ärendet. Ytterligare handlingar kan finnas med som bilagor.

Kan man avstå från att delta i ett beslut?

Normalt deltar du i alla beslut, särskilt med tanke på att du tillhör nämndens politiska majoritet. Dock är det tillåtet att anmäla – innan beslutat är fattat – att man inte vill delta i beslutet. Det antecknas då till protokollet. Man är dock skyldig att delta i beslutet om det rör myndighetsutövning mot någon enskild, men man är inte skyldig att rösta för fler än ett förslag.

Vad är ett särskilt yttrande?

Ett särskilt yttrande är en skriftlig meningsyttring som bifogas till protokollet. Det kan vara en förklaring till varför man röstat på ett visst sätt i ett ärende eller ett understrykande av något som man ser särskilt viktigt och som inte framgår av ärendet. Ett särskilt yttrande ska alltid anmälas i direkt anslutning till ärendet och helst lämnas in i slutet av mötet (men alltid innan justeringen). Även icke tjänstgörande ersättare kan lämna särskilda yttranden, t.ex. för att klargöra hur man hade röstat om man haft rösträtt.

Vad är en reservation?

Det är ovanligt att man reserverar sig i nämnderna, men det förekommer. Omedelbart efter att beslutet är fattat anmäler man muntligt att man reserverar sig mot beslutet. Innan justeringen av protokollet ska man lämna in en skriftlig reservation, eventuellt med en kortare motivering. Det kan du få hjälp med av vår politiska sekreterare. Reservationen är dels en politisk markering, dels innebär den att man inte är juridiskt ansvarig för beslutet. Observera att om man anser att nämnden fattar ett olagligt beslut bör man alltid reservera sig. Om man inte gör det blir man lika ansvarig för beslutet som övriga ledamöter trots att man röstat mot det.¨

Vad innebär det att var jävig?

Du är jävig i ett ärende om beslutet angår dig själv eller någon närstående (make, sambo, förälder, barn, syskon eller någon annan närstående) eller om beslutet innebär med för synnerlig nytta eller skada för dig eller någon närstående. Som jävig får du inte delta i överläggningen eller beslutet i ärendet och du måste lämna mötesrummet. Du ska själv anmäla till ordföranden eller sekreteraren om du anser dig jävig (fråga innan mötet om du är osäker). Jäv är ganska snävt definierat. Att delta i ett beslut om bidrag till en förening där du är medlem strider t.ex. inte mot reglerna.

Måste man gå på alla möten?

Kort svar: ja. Längre svar: Givetvis kan det hända att man blir sjuk eller får något annat förhinder som inte går att undvika, men det är viktigt att man sköter sitt uppdrag genom att prioritera nämndsammanträdena före andra åtaganden. Det gäller i samma grad för ordinarie ledamöter som för ersättare. Om man får förhinder ska man meddela detta till nämndens sekreterare och/eller ordförande.

Kan vem som helst komma och lyssna på ett nämndmöte?

Ja, i Botkyrka är nämndmötena öppna för allmänheten. Undantagna är kommunstyrelsen och valnämnden. När en nämnd behandlar ett ärende som omfattas av sekretess, t.ex. ett individärende i socialnämnden, måste dock alla utomstående gå ut. Åhörare får inte delta i diskussionen eller ställa frågor under sammanträdet.

Måste man delta i alla diskussioner?

Nej, många ärenden är okontroversiella och beslutas utan diskussion och ofta är det bara en från majoriten och en eller ett par från oppositionen som yttrar sig. I politiskt laddade frågor, med flera olika förslag och ståndpunkter, kan diskussionen bli både livlig och lång. Tveka inte att delta i diskussionen om du känner att du har något viktigt att tillföra eller har frågor som behöver besvaras. Du kommer snabbt att märka vilken ”debattkultur” som finns i din nämnd.

Kan man begära ”streck i debatten”?

Nej, det tillåter inte kommunallagen.

Hur beslutar man?

När nämnden ska fatta beslut frågar ordföranden på de förslag som finns och ledamöterna svarar ”ja” på det förslag man stöder (acklamationsbeslut). Ordföranden finner alltid att ordförandeförslaget, dvs. majoritetens förslag, har bifallits. Undantagsvis kan någon från oppositionen begära votering eller rösträkning. Då genomförs röstning med namnupprop. Nämndsekreteraren läser upp de beslutandes namn och var och en svarar ”ja”, ”nej” eller ”avstår”. Resultatet summeras och förs in i protokollet.

Kan man ändra i tjänsteskrivelser?

Nej, tjänsteskrivelsen är förvaltningens underlag för ordförandeförslaget. Den ”ägs” av tjänstemännen. Om man tycker att något i tjänsteskrivelsen är felaktigt så frå man antingen nöja sig med att framföra det i diskussionen eller lägga ett särskilt yttrande där

Hur förbereds ärendena och beslutsförslagen?

Underlag till besluten bereds av tjänstemännen i förvaltningen i form av en tjänsteskrivelse. I den finns i regel ett förslag till beslut. Tjänstemännens underlag diskuteras på ordförandeberedningen, som hålls ca två veckor före nämndmötet. I ordförandeberedningen deltar ordföranden och förste vice ordföranden (båda från majoriteten, oppositionen informeras separat) tillsammans med förvaltningschefen och andra berörda tjänstemän.. Ordförandeberedningen bestämmer hur ordförandeförslaget ska se ut. I regel stämmer det överens med tjänsteskrivelsens förslag. Det är ordförandeförslaget (och eventuella motförslag från oppositionen), inte tjänsteskrivelsen, som nämnden formellt behandlar.

Hur gör man om man vill väcka ett ärende i nämnden?

Kommunallagen ger varje ledamot rätt att väcka ärenden i nämnden. Det är inte reglerat hur det ska gå till, men lämpligen gör man det skriftligt till ordföranden och/eller nämndsekreteraren i god till före sammanträdet. Detta är dock mycket ovanligt. Om du har en fråga som du vill att nämnden behandlar så är det bästa att ta upp den på ett möte med majoritetsgruppen (se nedan). Om ni är överens så ber ordföranden förvaltningschefen att bereda ett ärende till ett kommande nämndmöte.

Vad innebär bordläggning och återremittering?

Nämnden kan besluta att bordlägga eller att återremittera ett ärende till förvaltningen. Om man bordlägger ett ärende så återkommer det på nästa sammanträde i oförändrat skick. Man kan alltså inte tillföra ytterligare fakta i ärendet. Bordläggning kan t.ex. användas för att ge tid till ytterligare diskussioner i partigrupperna. Återremiss används när nämnden vill att ett ärende ska beredas ytterligare innan beslut fattas, t.ex. ytterligare utredning, tillförande av fakta som saknas eller liknande. Ett återremissbeslut ska förses med en motivering, så att förvaltningen vet vad som ska göras. I nämnderna fattas både bordläggnings- och återremissbeslut med vanlig, enkel majoritet till skillnad från i kommunfullmäktige, där en minoritet på minst en tredjedel av ledamöterna kan fatta beslutet.

Hur justeras protokollet?

För att besluten ska bli giltiga måste nämndprotokollet justeras. Omedelbart efter uppropet utser nämndmötet en justerare som justerar protokollet tillsammans med ordföranden. Justerare föreslås av nämndsekreteraren som brukar låta uppgiften rotera bland ledamöterna. Nämndsekreteraren talar samtidigt om var och när protokollet kan justeras. När du ska justera protokollet läser du igenom protokollet och om allt är korrekt signerar du längst ner på varje sida. Sist skriver du under protokollet på första sidan. Om du hittar något fel så tar du upp det med sekreteraren som får skriva ut ett nytt, rättat protokollsblad.

Vad är ”omedelbar justering”?

När det är bråttom med att verkställa ett beslut kan nämnden besluta att paragrafen ska vara ”omedelbart justerad”. Då skriver ordföranden och justeraren under det protokollsbladet direkt efter mötet.

Hur samarbetar vi i majoriteten i nämnderna?

Majoritetens ledamöter och ersättare träffas före varje nämndsammanträde, oftast en timme före. Då går man igenom kvällens ärenden och alla har möjlighet att ställa frågor. I en del nämnder träffas majoriteten även mellan nämndsammanträdena.

Förväntas man delta på kommunala gruppens möten?

Ja! Kommunala gruppen – dvs alla som har kommunala uppdrag – träffas måndagen före fullmäktigemötena (som ligger sista torsdagen i månaden) kl 18.30 i kommunalhuset i Tumba. Mötena håller på längst till 21.00. Gruppen går igenom aktuella ärenden och beslutar om motioner och interpellationer. Kaffe/te och smörgås serveras.

Får man vara oense inom majoriteten?

Ambitionen är naturligtvis att majoritetens är ense och håller ihop och det brukar nästan aldrig vara några problem att diskutera sig samman. Om ni är oense i någon viktig fråga i majoritetsgruppen, så kan ni lyfta den till gruppledarnivå för diskussion. Man bör aldrig gå emot ett ordförandeförslag på nämndmötet, utan att ha diskuterat frågan i majoritetsgruppen innan. Om det uppstår oenighet inom majoriteten i din nämnd så är det bra om gruppledare eller politisk sekreterare informeras.

Får man betalt?

Ja, det utgår ett sammanträdesarvode vars storlek beror dels på om mötet är på dag- eller kvällstid, dels på hur långt det är (mellan 420 kr och 990 kr 2014). De som har presidieuppdrag får ett särskilt arvode. Som Vänsterpartist förväntas du betala en viss andel (10, 15 eller 20%) i partiskatt till partiföreningen. Den dras automatiskt av kommunen efter att du skrivit på en fullmakt.

Får man ersättning för förlorad arbetsförtjänst?

Ja, men du måste kunna styrka hur mycket lön du förlorat. Du kan också få ersättning för utgifter för barnomsorg.

Uppdaterades: 15 dec 2014